Aktenstapel im Arztzimmer gehören am UKM (Universitätsklinikum Münster) dank der Umstellung auf ein elektronisches Patientenarchiv bald der Vergangenheit an. Bei den aktuellen Patientenzahlen werden im Klinikum alleine 560.000 Akten pro Jahr neu angelegt – und diese müssen vorschriftsgemäß bis zu 30 Jahre gelagert werden. „Wir sparen mittelfristig deutlich an Archivfläche und damit auch Kosten“, erklärt Martin Auth (Geschäftsbereich IT/Leiter Betriebswirtschaftliche Systeme) mit dem Verweis, dass von der Umstellung auch Mediziner und Patienten profitieren. „Es kann unmittelbar auf alle notwendigen Daten zugegriffen werden, denn die Akten stehen durch die Digitalisierung zukünftig schnell, einfach und vor allem gebündelt zur Verfügung.“ Drei Jahre hat Auth die Umstellung gemeinsam mit Vertretern aus Archivwesen, Justiziariat, Einkauf, Pflegedienst, Case Management und Kliniken sowie externen Dienstleistern vorbereitet. Denn das Projekt umfasste neben der Auswahl und Einrichtung des Systems, Organisation der Abläufe und Schulung der Mitarbeiter insbesondere auch die Sicherstellung des Datenschutzes. „Das Berechtigungskonzept besteht aus einer sehr komplexen Matrix mit über 70 verschiedenen Rollen, die alle Anforderungen an den modernen Datenschutz erfüllt. Damit gehört das UKM im Vergleich zu anderen Kliniken bundesweit zu den Vorreitern auf diesem Gebiet“, sagt Thomas Claes, Datenschutzbeauftragter des UKM. Das medizinische Personal hat somit jegliche Zugriffe, die für die Behandlung notwendig sind – jedoch nicht mehr. Digitalisiert werden die Akten bei stationären Patienten direkt nach der Entlassung, in der Ambulanz jeweils am Ende eines Quartals. „Im ersten Schritt sind wir derzeit noch verpflichtet, dass es Papier gibt. Das gilt speziell für alle Dokumente, die vom Patienten unterschrieben werden müssen“, so Claes, der davon ausgeht, dass mittelfristig auch in der Medizin digitale Unterschriften, wie sie z.B. beim bargeldlosen Bezahlen bekannt sind, erlaubt sein werden. Bis dahin heißt es jedoch für die Mitarbeiter des Archivs: einscannen. Neben dem Anlegen der ersten elektronischen Akten ist das Team aktuell dabei, alle Dokumente ab 2010 rückwirkend mit Hilfe eines zertifizierten Dienstleisters zu digitalisieren. Etwa zwei bis drei Jahre wird diese Übergangsphase aufgrund der siebenstelligen Aktenanzahl dauern; ältere Dokumente verbleiben wie bisher auf einem Mikrofilm. Ursprünglich war die Einführung des elektronischen Patientenarchivs schon früher geplant: Im Juli 2011 musste das UKM das Projekt jedoch aufgrund technischer Schwierigkeiten und nicht eingehaltener Zusagen des Vertragspartners stoppen. „Diese Situation war für viele Mitarbeiter sehr frustrierend“, weiß Auth. „Umso erfreulicher ist es, dass die jetzige Einführung so problemlos läuft.“